Sinds kort maken wij bij vb&t VvE Diensten gebruik van een nieuw communicatiekanaal: WhatsApp. Via dit kanaal kunnen eigenaren eenvoudig storingen, schades en andere vragen melden. Alle eigenaren zijn hierover inmiddels geïnformeerd.
Het voordeel van WhatsApp is dat meldingen direct in ons systeem worden vastgelegd. Er wordt automatisch een ticket aangemaakt, waardoor opvolging sneller, overzichtelijker en beter te volgen is.
Voor groot-eigenaren wordt momenteel onderzocht of het gebruik van een app een passende aanvulling kan zijn.
Hoe werkt melden via WhatsApp?
Start van de melding
De eigenaar stuurt een WhatsApp-bericht naar 088-545 4647.Herkenning eigenaar
Het systeem controleert of het telefoonnummer bekend is:Niet bekend: er wordt een ticket aangemaakt en een KCC-medewerker neemt contact op met de eigenaar.
Meerdere VvE’s: de eigenaar kiest de juiste VvE.
Één VvE: deze keuze wordt automatisch overgeslagen.
Keuzevragen
De eigenaar doorloopt enkele korte keuzevragen en kan de storing of vraag kort toelichten.Ticket aanmaken
Na afronding wordt automatisch een ticket aangemaakt.Beoordeling en uitzetten
Een KCC-medewerker beoordeelt de melding in TwinQ en zet de opdracht uit.Tijdlijn & updates
Na het uitzetten van de opdracht ontvangt de eigenaar automatische statusupdates, zoals:Contact door leverancier
Afspraak ingepland
Storing opgelost
Wat maakt dit systeem krachtig?
Het systeem maakt gebruik van een uitgebreide kennisbank met onder andere beheerkenmerken, splitsingsakten en huishoudelijke reglementen. Hierdoor kunnen KCC-medewerkers sneller en gerichter antwoorden geven.
In de toekomst zal het systeem automatisch herkennen of een melding privé of gemeenschappelijk is en de chat hierop aanpassen.
Wij zijn enthousiast over de mogelijkheden van dit nieuwe communicatiekanaal en de manier waarop het bijdraagt aan gestructureerde, geautomatiseerde en efficiëntere processen. Wij geloven dat dit een belangrijke stap is in het verder verbeteren van onze service en opvolging.